Desain dan Struktur Organisasi

Desain dan Struktur Organisasi

1. Dimensi Struktur Organisasi

    Struktur organisasi adalah pola tentang hubungan antara berbagai komponen dan bagian organisasi. Pada organisasi  formal struktur direncanakan dan merupakan usaha sengaja untuk menetapkan pola hubungan antara berbagai komponen sehingga dapat mencapai sasaran secara efektif. Sedangkan pada organisasi informal struktur organisasi adalah aspek sistem yang tidak direncanakan dan timbul secara spontan akibat interaksi peserta. Berikut tiga dimensi struktur organisasi : 

a. Kompleksitas

Mempertimbangkan tingkat diferensiasi yang ada dalam organisasi termasuk di dalamnya tingkat spesialisasi atau tingkat pembagian kerja, jumlah tingkatan di dalam hirarki organisasi, serta tingkat sejauh mana unit-unit organisasi tersebar secara geografis.

Macam-macam diferensiasi :

- Diferensiasi horizontal, merujuk pada tingkat diferensiasi antara unit-unit berdasarkan orientasi para anggota, sifat dari tugas yang dilaksanakan, dan tingkat pendidikan serta pelatihannya yang disebut sebagai spesialisasi. Terdapat spesialisasi fungsional, spesialisasi sosial, dan departementalisasi.

- Diferensiasi vertikal, merujuk pada kedalaman struktur dan diferensiasi meningkat, demikian pula kompleksitasnya karena jumlah tingkatan hirarki di dalam organisasi bertambah. Makin banyak tingkatan yang terdapat antara top management dan tingkat yang paling rendah, makin besar pula tingkat distorsi dalam komunikasi, dan makin sulit mengkoordinasi pengambilan keputusan dari pegawai manajerial, serta makin sulit bagi top management untuk mengawasi kegiatan bawahannya.

- Diferensiasi spasial, merujuk pada tingkat sejauh mana lokasi dari kantor, pabrik, dan personalia sebagai sebuah organisasi tersebar secara geografis. Diferensiasi spasial dapat dilihat sebagai perluasan dari diferensiasi horizontal dan vertikal, artinya, adalah mungkin untuk memisahkan tugas dan pusat kekuasaan secara geografis. Pemisahan ini mencakup penyebaran jumlah maupun jarak.

b. Formalisasi

Merujuk pada tingkat sejauh mana pekerjaan di dalam organisasi tersebut distandarisasi sehingga memudahkan koordinasi dan dapat melakukan penghematan. Jika formalisasi rendah, perilaku para pegawai cenderung tidak terprogram karena kebijakan dari seseorang di dalam pekerjaannya berbanding terbalik dengan jumlah perilaku yang diprogramkan lebih dahulu oleh organisasi.

Karakteristik formalisasi:

- Bersifat eksternal bagi pegawai; peraturan, prosedur, dan aturan ditetapkan secara rinci dan dilaksanakan melalui pengawasan langsung.

- Perilaku yang diinternalkan melalui nilai dan norma.

- Teknik-teknik formalisasi terdiri dari seleksi-persyaratan peran-peraturan, prosedur, dan kebijakan-pelatihan-pelaksanaan.

c. Sentralisasi

Sentralisasi adalah tingkat dimana pengambilan keputusan dikonsentrasikan hanya pada satu titik tunggal di dalam organisasi.

Hambatan sentralisasi :

- Hanya memperhatikan struktur formal

- Tidak memperhatikan kebebasan dalam pengambilan keputusan

- Konsentrasi pada seseorang, suatu unit, atau suatu tingkat

- Kontrol dari top management, tetapi keputusan tetap terletak pada anggota tingkat rendah

Keuntungan sentralisasi :

- Keputusan komprehensif yang akan diambil

- Pengehematan dan lebih efektif

2. Departementalisasi
    Departementalisasi adalah penggabungan pekerjaan ke dalam kelompok-kelompok kegiatan kerja suatu organisasi. oleh karena itu merupakan hasil keputusan manajer tentantg aktivitas tadi dibagi-bagi menjadi tugas atau secara jelasnya adalah Proses pengelompokkan dan penamaan bagian atau kelompok pekerjaan berdasarkan kriteria tertentu.
Ada beberapa cara dimana organisasi dapat mengelompokkan kegiatan-kegiatan yang bermacam-macam untuk dilaksanakan. Sekali lagi, proses penentuan cara bagaimana kegiatan-kegiatan dikelompokkan disebut departementalisasi atau departementasi
a. Departemen Fungsional
Departementalisasi fungsional mengelompokkan fungsi-fungsi yang sama atau kegiatan-kegiatan sejenis untuk membentuk satu satuan organisasi. Semua individu- individu yang melaksanakan fungsi yang sama dikelompokkan bersama, seperti seluruh personalia ,penjualan, akuntansi, programmer computer, dan sebagainya. 
Kebaikan pendekatan fungsional: 
Kebaikan utama pendekatan fungsional adalah bahwa pendekatan ini menjaga kekuasaan dan kedudukan fungsi-fungsi utama, menciptakan efisiensi melalui spesialisasi, memusatkan keahlian organisasi, dan memungkinkan pengawasan manajemen puncak lebih ketat terhadap fungsi-fungsi. 
Kelemahan struktur fungsional : 
Bagaimanapun juga, pendekatan fungsional mempunyai berbagai kelemahan. Struktur fungsional dapat menciptakan konflik antar fungsi-fungsi,menyebabkan kemacetan-kemacetan pelaksanaan tugas yang berurutan ,memberikan tanggapan lebih lambat terhadap perubahan, hanya memusatkan pada kepentingan tugas-tugasnya, dan menyebabkan para anggota berpandangan lebih sempit serta kurang inovatif. 
b. Departementalisasi Divisional
Banyak perusahaan besar, dengan banyak jenis produk, diorganisasikan menurut struktur organisasi divisional. Bila departementalisasi perusahaan menjadi terlalu kompleks dan tidak praktis bagi struktur fungsional, manajer perlu membentuk divisi- divisi semi otonomi, dimana setiap divisi merancang, memproduksi dan memasarkan produknya sendiri. 
Tidak seperti departemen fungsional, suatu divisi menyerupai perusahaan yang terpisah.kepala divisi terutama memusatkan perhatiannya bersaing dengan satuan-satuan lainnya dalam perusahaan yang sama. Tetapi suatu divisi bukan merupakan satuan bebas seperti halnya perusahaan terpisah. Dalam hal ini, seorang manajer divisi tidak dapat membuat keputusan-keputusan sebebas pemilik perusahaan terpisah, karena dia masih harus melaporkan kegiatannya kepada direktur pusat. Sebagai pedoman umum, wewenang kepala divisi terbatas bila keputusan-keputusannya akan mempengaruhi kegiatan-kegiatan divisi-divisi lain. 
Kebaikan struktur divisional : 
Organisasi atas dasar divisi mempunyai beberapa kebaikan. Karena semua kegiatan, ketrampilan dan keahlian yang diperlukan untuk memproduksi dan memasarkan produk dikelompokkan menjadi satu dibawah seorang kepala,keseluruhan pekerjaan dapat lebih mudah dikoordinasikan dan prestasi kerja yang tinggi dipelihara. Disamping itu, baik kualitas dan kecepatan pembuatan keputusan meningkat, karena keputusan- keputusan yang dibuat pada tingkat divisi dekat dengan kancah kegiatan.
Kelemahan struktur divisional: 
Bagaimanapun juga stuktur divisional mempunyai berbagai kelemahan. Kepentingan divisi mungkin ditempatkan di atas tujuan dan kebutuhan organisasi keseluruhan. Setiap divisi mempunyai para anggota staf dan spesialis sendiri, sehingga akan meningkatkan biaya administrasi dan terjadi duplikasi ketrampilan.

3. Model-Model Desain Organisasi
Model desain organisasi adalah mekanisme-mekanisme formal pengelolaan suatu organisasi yang menunjukkan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan-hubungan diantara fungsi-fungsi, bagian-bagian atau posisi-posisi maupun orang-orang yang menunjukkan kedudukan, tugas wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam suatu organisasi. Desain mengandung unsur-unsur spesialisasi kerja, standarisasi, koordinasi, sentralisasi, deentralisasi dalam pembuatan keputusan dan besaran satuan kerja.
A. Desain Organisasi Mekanistik
- Proses kepemimpinan tidak mencakup persepsi tentang keyakinan dan kepercayaan.
- Proses motivasi hanya menyadap motif fisik, rasa aman dan ekonomi melalui perasaan takut dan sanksi.
- Proses komunikasi berlangsung sedemikian rupa sehingga informasi mengalir kebawah dan cenderung terganggu tidak akurat.
-Proses interaksi bersifat tertutup dan terbatas, hanya sedikit pengaruh bawahan atas tujuan metode departemental.
- Proses pengambilan keputusan hanya ditingkat atas, keputusan relatif.
- Proses penyusun tujuan dilakukan di tingkat puncak original, tanpa mendorong adanya partisipasi kelompok.
- Proses kendali dipusatkan dan menekankan upaya memperhalus kesalahan
B. Desain Organisasi Klasik
- Proses kepemimpinan mencakup persepsi tentang keyakinan dan kepercayaan antara atasan dan bawahan dalam segala persoalan.
- Proses motivasi berusaha menimbulkan motivasi melalui metode partisipasi
- Proses komunikasi berlangsung sedemikian rupa sehingga informasi mengalir secara bebas keseluruh organisasi yaitu ke atas dan kebawah dan kesamping.
- Proses interaksi bersifat terbuka danm ekstensif baik atasan maupun bawahan dapat mempengaruhi tujuan metode parlemental.
- Proses pengambilan keputusan dilaksanakan disemua tingkatan melalui proses kelompok.
- Proses penyusunan tujuan mendorong timbulnya partisipasi kelompok untuk menetapkan sasaran yang tinggi dan realistis.
- Proses kendali menyebar ke seluruh organisasi dan menekan pemecahan masalah dan pengendalian diri.

4. Implikasi Manajerial Desain dan Struktur Organisasi
Pegawai atau karyawan dalam suatu perusahaan terhubung dalam suatu kesatuan struktur  yang menyatu dengan tujuan agar pekerjaan yang ada dapat terselesaikan dengan lebih baik dibandingkan tanpa adanya pembagian bagian tugas kerja. Untuk melakukan pengumpulan orang-orang dalam suatu unit, divisi bagian ataupun departemen dengan tugas pekerjaan yang berkaitan diadakan kegiatan departementalization atau departementalisasi. Posisi adalah kualitas maka setiap orang yang menempati posisi yang ia kuasai dalam suatu organisasi akan menghasilkan kontribusi besar dalam suatu organisasi tersebut. itulah mengapa diperlukan implikasi manajerial desain dan struktur organisasi.

Sumber ;
http://manajemenfebua2012kelasj.blogspot.co.id/2014/03/dimensi-struktur-organisasi-dan.html
http://gustriphenomg3.blogspot.co.id/2010/12/bentuk-bagan-organisasi-dan.html
http://kutamz-desain.blogspot.co.id/2015/06/struktur-dan-desain-organisasi.html
husnaini usman, manajemen: teori, praktik, dan riset pendidikan, jakarta bumi aksara. 2013 halaman 667